Property Administrator

About QuadReal Property Group

QuadReal Property Group is a global real estate investment, operating and development company headquartered in Vancouver, British Columbia. Its assets under management are $94 billion. From its foundation in Canada as a full-service real estate operating company, QuadReal has expanded its capabilities to invest in equity and debt in both the public and private markets. QuadReal invests directly, via programmatic partnerships and through operating platforms in which it holds an ownership interest.

QuadReal seeks to deliver strong investment returns while creating sustainable environments that bring value to the people and communities it serves. Now and for generations to come.

QuadReal: Excellence lives here.

www.quadreal.com

À propos de QuadReal

QuadReal Property Group est une société dinvestissement, dexploitation et de promotion du secteur immobilier dont le siège social est situé à Vancouver, en Colombie-Britannique. Ses actifs sous gestion se chiffrent à 94 milliards de dollars. Depuis sa création au Canada sous forme de société dexploitation offrant une gamme complète de services dans le secteur immobilier, QuadReal a depuis élargi ses activités dinvestissement par capitaux propres et par emprunts dans les marchés publics et privés. QuadReal investit directement, par lintermédiaire des partenariats programmatiques et des sociétés dexploitation dans lesquelles elle détient une participation.

QuadReal aspire à générer des rendements élevés tout en créant des milieux de vie durables, qui ajoutent de la valeur au quotidien des gens et des collectivités quelle sert, aujourdhui et pour les générations à venir.

QuadReal : Là où lexcellence prend vie.

www.quadreal.com

Description du rôle

Ladministrateur immobilier relèvera directement du gestionnaire immobilier et est responsable de la gestion des comptes clients, des comptes créditeurs et de diverses autres tâches administratives pour le Marché Central et le 9001 lAcadie.

Responsabilités

• Préparer et déposer tous les paiements de loyer et appliquer les chèques de loyer mensuels aux comptes des locataires, y compris laffichage à Yardi;

• Percevez les loyers impayés des locataires et répondez avec diligence aux demandes des locataires. Analyser le rapport mensuel sur les comptes débiteurs et agir en conséquence;

• Gérer les rapprochements de comptes et les ajustements de processus au besoin;

• Préparer des lettres de mise en demeure conformes aux conditions du bail et faire un suivi avec dautres mesures au besoin;

• Collaborer et communiquer avec les comptables et les administrateurs de baux sur les problèmes et/ou les changements des locataires;

• Vérifier et suivre les certificats dassurance des locataires;

• Participer à la préparation des contrats liés aux opérations et aux investissements (CAPEX);

• Générer diverses factures;

• Imprimer et distribuer les avis de loyer accumulé et les avis de rajustement de fin dannée;

• Coder les factures AP en temps opportun;

• Préparer et traiter les relevés de visa mensuels pour le personnel de bureau, dentretien et de marketing;

• Répondre aux demandes de renseignements des fournisseurs et obtenir les documents requis pour faire le suivi des demandes;

• Recueillir les rapports de vente des locataires et entrer dans Yardi;

• Préparer les bons de commande dans Yardi;

• Mettre à jour les listes de contacts durgence des locataires;

• Préparer et soumettre divers rapports mensuels au gestionnaire immobilier;

• Autres tâches connexes, au besoin.

Expérience et qualifications

• 3 ans ou plus dexpérience dans un rôle similaire axé sur la comptabilité et/ou la tenue de livres

• Une compréhension de base de linterprétation des baux et de lexpérience dans le secteur immobilier serait considérée comme un atout

• Des études postsecondaires dans un domaine connexe sont préférables

• Expérience avec Yardi est considérée comme un atout

• Solides compétences en organisation, multitâche et gestion du temps

• Excellentes compétences analytiques et créatives en résolution de problèmes

• Solides compétences en communication orale et écrite en français et en anglais

• Capacité à prioriser la charge de travail et à gérer les priorités et les échéances concurrentes

Role Description

The Property Administrator will report directly to the Property Manager and is responsible for managing the accounts receivable, accounts payable and various other administrative tasks for Marché Central and 9001 lAcadie.

Responsibilities

• Prepare and deposit all rent payments and apply monthly rental cheques to tenant accounts, including posting to Yardi;

• Prepare accurate AR reports and inform the Property Manager on AR balances;

• Collect outstanding tenant rents and diligently respond to tenant inquiries. Analyze and act on monthly aged receivables report;

• Handle account reconciliations and process adjustments as needed ;

• Prepare demand letters in compliance with lease terms and follow up with further action when needed;

• Collaborate and communicate with Accountants and Lease Administrators on tenant issues and/or changes;

• Verify and track tenants insurance certificates;

• Participate in the preparation of contracts related to operations and investments (CAPEX);

• Generate miscellaneous invoices/bills;

• Print and distribute accrual rental advice notices and year end adjustment notices;

• Code AP invoices in a timely manner;

• Prepare and process monthly visa statements for Office, Maintenance and Marketing staff;

• Respond to vendor inquiries and obtain required documentation to follow up on requests;

• Collect tenant sales reports and enter in Yardi;

• Prepare purchase orders in Yardi;

• Update tenant emergency contact lists;

• Prepare and submit various monthly reports to the Property Manager;

• Other related duties as required.

Experience and Qualifications

• 3 or more years experience in a similar role with an accounting and/or bookkeeping focus

• Basic understanding of lease interpretation and real estate industry experience would be considered an asset

• Post secondary education in a related field is preferred

• Experience with Yardi is considered an asset

• Strong organizational, multitasking and time management skills

• Excellent analytical and creative problem-solving skills

• Strong oral and written communication skills in French and English

• Ability to prioritize workload and handle competing priorities and deadlines

#LI-C1

Note aux recruteurs : QuadReal naccepte pas les candidatures non sollicitées provenant dune source autre que directement dun candidat. Toute candidature non sollicitée envoyée à QuadReal, directement ou indirectement, sera considérée comme la propriété de QuadReal. QuadReal ne paiera aucun frais pour un placement résultant de la réception dune candidature non sollicitée. Une agence de recrutement doit dabord avoir un contrat daccord dagence valide, écrit et dûment exécuté pour soumettre des candidatures dans le cadre de services engagés.

QuadReal Property Group will provide reasonable accommodation at any time throughout the hiring process for applicants with disabilities or for those needing job postings in an alternate format. If you require accommodation, please advise the Talent Acquisition team member you are working with and include the following: Job posting #, your name and your preferred method of contact.